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第1章 生成AIを活用した業務DX設計
01-01生成AIで変わる業務プロセス
AIの回答ではなく、仕事全体を見る
思いついた時だけAIへ質問しても、前後の作業が同じなら業務は大きく変わりません。
「どの情報を渡すか」「何を作らせるか」「誰が確認するか」「どこへ共有するか」を一つの流れとして設計します。AIの製品名や機能より、現在の業務工程を先に確認することが出発点です。
仕事を5つの工程に分ける
緑はAIが支援しやすい工程、金色は人の判断を残す工程です。
実務例：週次営業報告を作る
三件の商談メモから、週次報告を作る例です。顧客名・個人名・非公開の金額を取り除いてからAIへ渡します。
AIへの依頼
- •4項目に分類する
- •事実にない内容は推測しない
- •不明点は「不明」と表示する
完成する4項目
- •今週の状況
- •顧客の反応
- •現在の課題
- •次の行動
AIが支援
- •メモを分類
- •共通課題を整理
- •報告文を下書き
→
人が完成
- •事実・数字を照合
- •優先順位を判断
- •共有範囲を決定
AIの出力をそのまま採用せず、人が確認・判断して完成させます。
導入前と導入後を比べる
Before
- メモをすべて読み直す
- 一から文章を書く
- 確認して共有する
After
- AIが整理・下書き
- 人が確認・判断
- 完成版を共有する
所要時間
短くなったか
修正回数
増えていないか
抜け漏れ
減ったか
再利用性
次回も使えるか
CHECK振り返り・実践チェック
Q 質問
確認テスト: 生成AIを業務へ組み込む時、最初に行うことは？ A. 最新のAIサービスを契約する B. 業務を工程に分け、AIと人の担当を決める C. すべての判断をAIへ任せる
今回の実践: 毎週・毎月行う仕事を一つ選び、①業務名を書く ②5工程に分ける ③AIが支援できそうな工程へ○を付ける ④人が確認する工程へ✓を付ける、の順にメモしてください。この段階では実際にAIを接続しなくて構いません。
取り組み方のヒント
- ●まず現在の仕事を見える形にすることが目的
- ●顧客名、個人情報、社外秘の数値は記入しない
- ●このメモは次のADM-01-02以降で使う準備になる
※参考事例
記入サンプル｜業務名：月次の請求書発行（5人の貿易会社・経理兼務の担当者）
場面：毎月末に、取引先へ請求書を作って送っている。半日かかる仕事を5工程に分け、AIが支援できそうな工程に○、人が確認する工程に✓を付けた。
| 工程 | 自分の仕事での中身 | 印 |
|---|---|---|
| 1 情報収集 | 今月の出荷記録と、取引先ごとの単価表を集める | （自分で集める） |
| 2 整理 | 出荷記録を取引先別にまとめ、数量と単価を並べる | ○ |
| 3 作成 | 請求書の明細と、送付メールの下書きを作る | ○ |
| 4 確認 | 金額・数量・宛名・支払期日を、元の記録と照らし合わせる | ✓ |
| 5 共有 | 上長の承認をもらい、取引先へ送る。送付日を記録する | ✓ |
メモから分かったこと：○が付いたのは「整理」と「作成」の2工程。金額に関わる「確認」と、社外へ出す「共有」は人が行う。次の ADM-01-02 では、この○と✓の分け方が妥当かを見直す。
この段階では、実際にAIを使わなくて構いません。顧客名・個人名・社外秘の数値は書かず、「A社」「◯円」のように置き換えます。
覚えておくべきキーワード
| 業務プロセス | 入力から完成・共有までの仕事の流れ |
|---|---|
| 工程分解 | 仕事を扱いやすい作業単位へ分けること |
| 役割分担 | AIの支援と人の判断を分けること |
| Before／After | 導入前後の時間と品質を比較する方法 |
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もう1本のサンプル講義
03-04 ビジネスメールを作成する（第3章 生成AIによる文章・情報処理実務）